Solicitud para la Programación del Ford Amphitheatre

El plazo para entregar la aplicación es el Miércoles, 12 de Septiembre del 2007 (electrónico y matasellado) Talleres:
Miércoles 25 de Julio 2007 a las 7:00 p.m. en el Ford Amphitheatre
Martes 22 de Agosto, 2007 a las 7:00 p.m. en el Ford Amphitheatre

Nota: La aplicación para el Programa de Colaboración de Verano del Ford Amphitheatre es procesada por la red por el sistema de e-grant de la Comisión de Artes en el: http://lacountyarts.egrant.org/. Cuando esté registrado/a y apuntado, escoja la aplicación 2008 Ford Amphitheatre para proceder.

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INFORMACIÓN GENERAL

La Comisión de Artes del Condado de los Ángeles (la Comisión de Artes) administra los Teatros John Anson Ford, un local de los parques regionales del Condado de Los Ángeles, que incluye el Ford Amphitheatre de 1,240 asientos y el [Inside] the Ford Theatre, un teatro interior de 87 asientos. La programación de verano del Ford Amphitheatre es una serie de presentaciones multidisciplinarias que transcurre entre mayo y octubre. El centro de la programación incluye producciones que son parte del Programa de Colaboración de Verano del Ford Amphitheatre - asociaciones entre la Comisión de Artes y organizaciones artísticas profesionales en el Condado de Los Ángeles. Eventos producidos por promotores independientes y eventos presentados por la Ford Theatre Foundation completan la programación entera del Ford. El programa general de eventos del verano 2007 se encuentra en el sitio web www.fordamphitheatre.org o se puede solicitar un folleto informativo llamando al (323) 856-5793.

Los objetivos del Programa de Colaboración de Verano del Ford Amphitheatre son:

· Apoyar a las organizaciones artísticas del Condado de Los Ángeles al brindarles la ayuda necesaria para que se presenten con éxito en un anfiteatro con capacidad para 1,240 personas. El éxito se determina según logros artísticos, mayor exposición para la organización, crecimiento de la organización y rendimiento financiero;

· Continuar el desarrollo de una identidad para los Teatros John Anson Ford como sede de grandes eventos artísticos;

· Desarrollar nuevas audiencias para las organizaciones artísticas con quienes colaboramos, para los Teatros John Anson Ford y para la comunidad de artes representativas del Condado de Los Ángeles en general.

Para lograr estos objetivos, las organizaciones artísticas que ofrecen a los residentes del Condado de Los Ángeles una rica selección cultural de artes interpretativas reciben un considerable apoyo para sus presentaciones de parte de la Comisión de Artes.
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3 MANERAS DE PARTICIPAR EN LA PROGRAMACIÓN DE VERANO DEL FORD

1) Bajo el Programa de Colaboración de Verano del Ford Amphitheatre, la Comisión de Artes quiere recibir propuestas para:

· Presentaciones de artes representativas: Típicamente, estos son eventos nocturnos de dos horas de duración (o más) orientados hacia adultos o familias con hijos mayores. La obra puede ser de cualquier disciplina artística.

· Eventos cinematográficos: Puesto que el Ford está equipado para exhibir películas de 35 mm con sonido estéreo y cuenta con una pantalla que elimina el uso del escenario, propuestas para proyectar películas recibirán consideración absoluta.

Al igual que un programa de ayuda financiera, las propuestas para participar en el Programa de Colaboración de Verano del Ford son consideradas en una basis competitiva. Los proyectos que son seleccionados reciben considerable ayuda para realizar la presentación de su proyecto. Para enviar un proyecto bajo este programa, lea detenidamente todas las guías que se presentan aquí y después llene el formulario de aplicación que se encuentra en la red en http://lacountyarts.egrant.org/.

2) Bajo el Programa de Arriendo del Ford Amphitheatre, la Comisión de Artes se interesa en recibir propuestas para presentar eventos artísticos o de entretenimiento en el Ford. El programa permite que el teatro se alquile a un precio fijo (note: descuentos están disponibles para corporaciones sin fines de lucro). Típicamente, los que más se aprovechan de este programa son promotores de conciertos comerciales, presentaciones por artistas novatos (por ejemplo, presentaciones por estudiantes de escuelas de danza), o productores quienes propuestas no fueron aceptadas para formar parte del Programa de Colaboración de Verano del Ford. Para obtener más información acerca de nuestro programa de alquiler, visite el sitio web del Ford a http://www.fordamphitheatre.org/es/ford/rental.asp o llame a las oficinas administrativas del Ford al (323) 856-5793.

3) La Comisión de Artes también espera recibir propuestas para la Serie Familiar Big!World!Fun! Esta serie es producida por la Ford Theatre Foundation y presenta eventos matutinos durante los sábados de verano. Estas presentaciones duran una hora y están diseñadas para introducir a la juventud a las artes representativas y a culturas del mundo. Para esta serie, niños entran gratis y adultos pagan solamente $5. Los artistas que participan en esta serie reciben un pago base, garantizado. Para ser considerado para la serie Big!World!Fun!, llene una solicitud, disponible en http://lacountyarts.egrant.org y envíe un paquete promocional a:

Big!WorldFun!

Artists Selection
Ford Amphitheatre

2580 Cahuenga Blvd. East

Hollywood, CA 90068

Para ser consideradas, propuestas para Big!World!Fun!, incluyendo paquetes promocionales, tienen que llegar al Ford Amphitheatre el miércoles, 15 de octubre, 2007 a más tardar. Para recibir una copia del folleto Big!World!Fun! 2007, o para más información, comuníquese con las oficinas administrativas del Ford al (323) 856-5793.

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APOYO DE LA COMISIÓN DE ARTES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES DE LAS ORGANIZACIONES PARTICIPANTES

La Comisión de Artes proporciona un apoyo importante a las organizaciones seleccionadas para participar en el Programa de Colaboración de Verano del Ford Amphitheatre. La información descrita a continuación detalla el apoyo principal que ofrece la Comisión de Artes y las responsabilidades principales de las organizaciones seleccionadas para participar en el programa.

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EL LOCAL

El Ford Amphitheatre es un escenario al aire libre con capacidad para 1,240 personas. Aunque durante los últimos diez años se han hecho considerables mejorías, el Ford es un teatro rústico al aire libre y debe verse dentro de ese contexto. La entrada al Ford fue renovada en el año 2000. Ésta incluye senderos accesibles desde la taquilla hasta el anfiteatro, una cascada, 24 variedades de árboles y plantas, así como varias mesas y sillas para picnic.

El teatro pequeño del Ford, [INSIDE] THE FORD, con capacidad para 87 personas, está disponible para actividades realizadas en combinación con eventos programados en el anfiteatro. Estos eventos pueden incluir conferencias o recepciones antes de la presentación, etc. Un área para picnics al aire libre también está disponible para recepciones especiales.

[Nota importante para las compañías: normalmente no se aceptan propuestas para presentaciones múltiples en el teatro pequeño durante el verano, ya que se otorga prioridad a la programación en el anfiteatro y ambos espacios no se pueden usar simultáneamente para eventos diferentes. Para información acerca del uso del teatro pequeño durante el invierno, comuníquese con las oficinas administrativas del Ford al (323)-856-5793.]

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EQUIPO DE ILUMINACIÓN, SONIDO Y PROYECCIÓN

Los productores que participen en Programa de Colaboración de Verano podrán utilizar el equipo de sonido, iluminación y proyección de 35 mm del Ford sin ningún costo adicional. Un inventario completo del equipo disponible se encuentra en el sitio web: http://www.fordamphitheatre.org/es/ford/technical.asp. El Ford ha adquirido un nuevo sistema televisivo para el escenario, el cual puede utilizarse a un precio nominal. Los eventos que combinen cinematografía y actuación en vivo deben consultar con el Gerente de Producción del Ford para discutir los detalles técnicos del proyecto propuesto. Cualquier equipo adicional será la responsabilidad financiera y organizativa del Concesionario. Para más información técnica del teatro, comuníquese con Arthur Trowbridge, el Gerente de Producción del Ford, a atrowbridge@lacountyarts.org o (323) 856-5785.

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TARIFA DE CONCESIÓN

Para el Programa de Colaboración de Verano, el Condado comparte con los productores el riesgo de producir un evento por medio de una tarifa de concesión. Ésta se basa en un porcentaje de las ventas de la taquilla en vez de una tarifa fija. Esta cifra se descuenta del total de ventas al momento de la liquidación de cuentas con el productor del evento. Como se indica a continuación, los porcentajes se basan en el tipo de organización productora y en el día de la semana en que ocurre el evento. Para el Programa de Colaboración, no se cobra una cifra adicional por el uso del anfiteatro para ensayos.

GERENTE DE PRODUCCIÓN Y PERSONAL TÉCNICO

· El Ford cuenta con un Gerente de Producción que colaborará con las organizaciones participantes en todos los aspectos de sus requisitos técnicos y de producción, y también para desarrollar un plan detallada para su programación en el teatro.

· El personal técnico se programa para ensayos y presentaciones según sea necesario. El costo corre a cuenta de cada organización productora. A cada miembro del equipo técnico se le paga según los precios indicados a continuación:

Estos precios se aplican a días de ensayo, días de montaje, días de presentaciones, y días de restauración. Bajo circunstancias normales, y con fin de mantener un buen presupuesto, productores de eventos deben destinar lo suficienta para tener al menos seis miembros técnicos durante montaje, ensayo, presentación y restauración: un supervisor de escenario, un electricista maestro, un ingeniero de audio y 3 miembros adicionales. El Gerente de Producción, en consulta con el productor del evento, determinará el número exacto de personal requerido para la producción y le proveerá al productor un cálculo del costo total aproximado antes del evento. Los gastos de personal técnico para eventos del Programa de Colaboración típicamente se restan de las ventas de boletos a la hora de liquidación de cuentas con el productor.

· Las organizaciones pueden traer su propio personal (con la autorización previa del Gerente de Producción) para operaciones de carga, descarga, montaje, instalación de escenarios y utilería y manejo de vestuarios. Sin embargo, es imperativo usar el personal del Ford Amphitheatre para las operaciones de instalación y enfoque de reflectores, montaje de equipo de iluminación y la operación del tablero de sonido e iluminación.

· Es obligatorio que los grupos asistan a al menos dos reuniones técnicas y de producción con el Gerente de Producción.

· Grupos necesitan proveer su Director Técnico y/o Gerente de Producción que esté familiarizado con los detalles técnicos y artísticos del evento. Esta persona tiene que estar presente en las dos reuniones técnicas y de producción con el Gerente de Producción del Ford y tiene que estar presente en todos los ensayos y todas las presentaciones.

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La Comisión de Artes proporcionará un jefe de teatro, acomodadores y un máximo de tres agentes de seguridad para cada presentación sin ningun gasto adicional para los productores del Programa de Colaboración de Verano. Si el Director Administrativo determina que se necesita más seguridad, cada agente adicional se facturará a $20 por hora. Este costo se deducirá al momento de la liquidación final con el productor.

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TAQUILLA

Los servicios centralizados de taquilla se proveen sin costo adicional a los participantes del Programa de Colaboración de Verano. La taquilla del Ford tiene la capacidad de recibir órdenes telefónicas, por correo postal, compras vía el Internet, y ventas en persona (tanto por adelantado como durante el día de la presentación). La taquilla de los teatros funciona actualmente seis días a la semana durante la programación de verano (se cierra los lunes). Los participantes del Programa de Colaboración de Verano también tienen la opción de consignar boletos de entrada de la taquilla del Ford para hacer sus propias ventas y para actividades promocionales. Para más información sobre los servicios de taquilla del Ford, comuníquese con Susana Erdos, la Gerente de Taquilla del Ford, a serdos@lacountyarts.org o (323) 856-5788.

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ASEGURANZA

Se requiere que las organizaciones que participen en el Programa de Colaboración de Verano presenten un certificado de seguro de responsabilidad civil de tercer partido con un valor de al menos $1,000,000 antes de la inauguración de la programación de verano (eso quiere decir, el 1º de mayo a más tardar). El Fod acepta certificados de cualquier asegurador calificado. Por conveniencia y para ayudar a los productores de eventos a obtener la aseguranza apropiada, el Condado ha obtenido un corredor de comercio, Municipality Insurance Services, que ofrece programas de aseguranza a precios nominales con cobertura pre-aprobada y límites de responsabilidad. Para recibir un cálculo gratis a través de este programa, llame al 800-420-0555 o visite el sitio web www.2sparta.com.

Las organizaciones participantes también son responsables de proporcionar cobertura de compensación obrera y aseguranza de responsabilidad para empleadores para los artistas, administradores y personal técnico empleados directamente por la organización.

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COMERCIALIZACIÓN

La campaña de comercialización de la programación del Ford Amphitheatre está diseñada para fomentar el conocimiento general de los teatros y promover los eventos incluídos en el Programa de Colaboración de Verano. La Comisión de Artes proporcionará:

· Un folleto informativo de la programación general y/u otros documentos con información específica de las disciplinas

· Un sitio web que incluye descripciones de todos los eventos incluidos en el programa de colaboración de verano, junto con un mecanismo que permite compras y ventas a través del Internet.

· Un aviso de prensa enviado a los medios de comunicación locales anunciando la programación e incluyendo información acerca de los eventos que forman parte del Programa de Colaboración de Verano.

· Tarjetas postales de invitación para eventos individuales

· Consultas de prensa y de comercialización.

Dado que la programación del Ford Amphitheatre se comercializa como una sola entidad, cada organización es responsable de la comercialización y las relaciones públicas de su propio espectáculo. Los esfuerzos publicitarios de la Comisión de Artes no están destinados a reemplazar, sino a complementar, los propios esfuerzos de comercialización y publicidad de la organización.

Cada organización deberá tener un empleado dedicado a comercialización/relaciones públicas que trabaje en el proyecto propuesto, o debe contratar una agencia de relaciones públicas para publicar su evento. Este empleado, o el publicista, tiene que estar presente en la reunión introductoria en diciembre y tiene que asistir a una reunión de publicidad con la Directora de Comunicaciones del Ford.

Adicionalmente, cada organización participante compartirá su lista de contactos de correo para realizar esfuerzos conjuntos de comercialización. La lista de contactos de correo de la organización se fusionará y combinará con las listas proveidas por las otras organizaciones para enviar por correo los folletos informativos. La lista de contactos de correo de la organización se utilizará únicamente para la programación del 2007 del Ford Amphitheatre y no se venderá ni se agregará a la lista permanente del Ford.

Para más información acerca de comercialización, comuníquese con Linda Chiavaroli, la Directora de Comunicaciones del Ford, a lchiavaroli@lacountyarts.org o al (323) 871-4554.

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VENTA DE MERCANCÍA

La Ford Theatre Foundation administra un quiosco de regalos en la Plaza Edison y coordina todas las ventas adicionales de mercancía. El Director Administrativo deberá aprobar los puestos de artesanías, los vendedores y sus ubicaciones. La Ford Theatre Foundation recibirá el 25% de las ventas totales de mercancía llevadas a cabo en los Teatros.

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CONSIDERACIONES DE PROPUESTAS

Antes de preparar su propuesta para participar en el Programa de Colaboración de Verano del Ford Amphitheatre, cada organización debe considerar los siguientes puntos:

Gastos y presupuesto de producción

Las organizaciones mismas deben presupuestar la totalidad de sus gastos de producción, incluyendo:

· Los costos de los artistas y de los diseñadores, incluyendo a los diseñadores de iluminación y sonido, etc.

· Pago de concesión para el uso del anfiteatro

· El sueldo del director ténico y/o supervisor de escenario

· Personal técnico para el evento (se debe planificar para el personal técnico del Ford y cualquier otro personal que se necesite, tanto para los ensayos como para la presentación)

· Escenarios y vestuario

· Equipo suplementario de iluminación, puesta en escena y sonido

· Derechos

· Programas del evento a 1,000 por cada presentación nocturna (nota: no se permite vender los programas)

· Comercialización y publicidad

· Agencia de relaciones públicas, si la organización no cuenta con un empleado que se dedique a la comercialización y publicidad del evento

· Prescindibles (todo desde agua hasta cinta adhesiva)

· Seguros, incluyendo el seguro de responsabilidad civil y el seguro de compensación obrera.

Presentación exclusiva

Programas y artistas idénticos a los que se presenten en el Ford Amphitheatre no podrán presentarse en ningún otro sitio en el Condado de Los Ángeles tres meses antes ni tres meses después de la presentación programada en el Ford. Presentaciones en otros sitios de Los Ángeles muy próximas a la presentación en el Ford a menudo disminuyen audiencias y ventas de boletos.

Número de presentaciones

Número sugerido de presentaciones:

· Organizaciones de danza deberían proponer una presentación.

· Organizaciones de música deberían proponer programas de una presentación, o una serie de presentaciones distribuidas a lo largo del verano.

· Producciones teatrales y festivales cinematográficos pueden prolongarse un máximo de tres semanas, si el tiempo lo permite.

Evaluación de propuestas

Las propuestas se evaluarán a base de los siguientes criterios:

· Excelencia artística

· Qué tan apropiados son la obra propuesta y lor artistas participantes para un sitio al aire libre con capacidad para 1,240 personas

· Comprobación de capacidades financieras y administrativas del productor y/o de los artistas

· Plan de comercialización realista con un presupuesto adecuado

· Plan de producción realista con un presupuesto adecuado

· La contribución de la propuesta a crear una programación multi-disciplinaria diversa, interesante y emocionante que refleje la variedad de la población del Condado

· Disposición de colaborar con otras organizaciones y personal de producción

Dado que el Programa de Colaboración de Verano ha obetnido gran popularidad durante años recientes, hay ahora más competencia para ser aceptados como parte de la programación. La selección de artistas es más estricta. Por lo tanto, toda solicitudes presentada debe referirse detalladamente a cada criterio de evaluación que se ha enumerado arriba.

Colaboración

Si fuera apropiado, las organizaciones deberían considerar la colaboración con otras organizaciones para presentar una propuesta conjunta.

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SOLICITUD DE PROPUESTA

Fecha límite de la solicitud

Las propuestas tienen que mandarse electrónicamente antes del miércoles, 17 de septiembre del 2007 a las 5:00 p.m. y todo material suplementario deberá tener el matasellos de correo con la misma fecha límite. No se aceptarán solicitudes tardías, incompletas o enviadas por fax. Se le recomienda a todo aplicante que se presente al taller el martes, 12 de agosto y que también presenten el formulario "Propósito de aplicar" antes del miércoles, 13 de agosto del 2007.

Componentes de la solicitud

Cada organización deberá presentar una solicitud completa para que pueda considerarse para el Programa de Colaboración del Verano 2007 del Ford Amphitheatre. Si una organización presenta una solicitud para dos o más espectáculos diferentes, será necesario presentar propuestas de presentación y presupuestos de proyecto separados para cada espectáculo.

Todas las propuestas para el Programa de Colaboración del Verano 2007 tienen que mandarse electrónicamente a través del sistema "e-grant" de la Comisión de Artes al: http://lacountyarts.egrant.org/. Una solicitud completa contiene los siguientes componentes:

1. Una Propuesta de Evento con una reseña de la organización, una breve descripción del evento propuesto y fechas preferidas para la presentación.

2. Un Presupuesto del Proyecto que detalle los gastos e ingresos previstos asociados con el programa.

3. Presentaciones programadas durante el 2006-2007 y proyecto de presentaciones programadas para el 2007-2008. Indíquese los teatros y los eventos programados. Si está disponible, se debería adjuntar un folleto de la temporada.

4. Narrativa del proyecto propuesto (máximo de tres páginas - véase los requisitos para narrativas más adelante)

5. Una copia de los requisitos técnicos de la organización o de los artistas. Si está disponible, se deben presentar los requisitos técnicos específicos al evento propuesto.

6. Una lista de Miembros de la Junta Directiva con sus respectivas ocupaciones, si se tratase de una organización sin fines de lucro.

7. Estados financieros completos, auditados si fuera posible, del último año fiscal transcurrido.

8. Historia de la organización (máximo de dos páginas - véase los requisitos sobre la historia de la organización más adelante)

9. Una crítica del año 2006 o 2007. *

10. Una lista de referencias con información de contacto para al menos tres cedes/presentadores para los cuales la organización ha producido espectáculos en el pasado. *

11. Una copia del documento 501(c)(3), si se tratase de una organización sin fines de lucro. *

12. Vídeo o cinta de cassette de muestra, titulada, preferiblemente del trabajo propuesto para el Ford. Si se trata de música, el personal deberá ser congruente con el programa propuesto. *

13. Teatro: Si una organización propone una obra teatral que no se ha producido anteriormente en Los Ángeles, deberá incluir una copia del guión.

* Los artículos 8-12 no son necesarios para participantes anteriores del Ford.

Los nuevos solicitantes deben incluir toda la información solicitada.

Cómo entregar la solicitud

Los artículos 1, 2 y 3 tienen que ser enviados vía la red en el siguiente sitio: http://lacountyarts.egrant.org/. Los artículos 4 a 11 pueden ser presentados vía la red o enviados vía correo postal con la fecha límite del miércoles, 17 de septiembre del 2007. La documentación artística (artículos 12 y 13) deben ser enviados por correo postal (con matasellos) o llevada directamente al Ford Amphitheatre antes del miércoles, 17 de agosto del 2007. Todas las solicitudes deben indicar claramente el nombre de organización que está aplicando y para que tipo propuesta se ha entregado la solicitud. Todo envío por correo postal debe mandarse a:

Ford Amphitheatre 2007 season
2580 Cahuenga Blvd. East
Hollywood, CA 90068

Requisitos de la narrativa

Se requiere que cada solicitud incluya una narrativa del proyecto (artículo 4).

La narrativa puede ser de un máximo de tres páginas, a espacio simple, con letra de 12 puntos o más grande. Es necesario incluir los siguientes artículos:

I. Una descripción del proyecto propuesto. La descripción debe ser específica. Incluya el repertorio, los artistas, etc. Contéstese, ¿qué tan apropiado es este proyecto para un anfiteatro con capacidad para 1,240 personas? Si la organización está considerando dos ideas diferentes de proyectos, podrá mencionar ambas ideas en la narrativa como propuestas alternativas de proyectos. Si es que aún no se ha confirmado la participación de los artistas mencionados, inclúyase información acerca de planes adicionales que se están considerando.

II. Una descripción del plan propuesto de comercialización y publicidad con el calendario propuesto. ¿Cómo propone la organización comercializar y promover el proyecto más allá del apoyo de comercialización que ofrece la Comisión de Artes? ¿Cuánto dinero se propone gastar la organización en comercialización? ¿Quién será responsable de llevar a cabo el plan de comercialización y publicidad?

Requisitos sobre la historia de la organización

Las organizaciones que no han participado anteriormente en el Programa de Colaboración de Verano del Ford deben proveer una descripción de la organización (un máximo de dos páginas, a espacio simple, con letra de 12 puntos o más grande) que incluya la siguiente información: *

· Breve historia;

· Misión artística;

· Antecedentes de producciones con éxito;

· Estabilidad fiscal y administrativa, incluyendo el número de empleados de tiempo parcial y completo;

· Descripción demográfica de la audiencia típica o tradicional.

*Si el solicitante ha participado en programaciones anteriores del Ford Amphitheatre, no es necesario que presente información sobre la historia de la organización a menos que existan cambios significantes desde la participación más reciente.

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CALENDARIO DE REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES

Octubre del 2007

· Auditoría y evaluación de las propuestas por parte del personal para determinar la integridad de la solicitud, requisitos de elegibilidad y cumplimientos de los criterios.

Noviembre del 2007

· Se presentarán las recomendaciones a la Comisión de Artes.

· Se enviarán las recomendaciones de la Comisión de Artes a la Junta de Supervisores para su adopción.

Diciembre del 2007

· Se enviarán cartas a las organizaciones para anunciarles la aceptación o denegación de sus propuestas.

· Reunión conjunta de todas las compañías seleccionadas para participar en la programación 2008 del Ford Amphitheatre.

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PREGUNTAS Y COMENTARIOS

Si tiene preguntas o desea información adicional sobre el Programa de Colaboración del Verano 2008 del Ford Amphitheatre o el proceso de solicitud, comuníquese con:

Adam Davis, General Manager
Telephone: 323-856 5793
Fax: 323-464-1158
E-mail: adavis@lacountyarts.org

Estas directivas y formularios de solicitud, la programación 2007 del Ford Amphitheatre y cualquier otra información sobre el Ford Amphitheatre se puede obtener en el sitio Web del Ford Amphitheatre: www.fordamphitheatre.org.

Si desea información sobre los programas de la Comisión de Artes del Condado de Los Ángeles, visite http://www.lacountyarts.org.